Перейти к контенту →

Управление фрилансерами: Методы и практика организации удаленной работы. Федор Добрянский. Краткое содержание

Основные идеи

  • Привлечение фрилансеров – отличный способ снизить издержки и обеспечить более высокое качество работы.
  • Задание и условия его выполнения следует четко сформулировать еще до начала проекта.
  • Итерационный подход позволяет регулярно отслеживать выполнение проектных работ и вносить нужные коррективы.
  • Уважайте личное время удаленного сотрудника, однако не забывайте контролировать ход работ.
  • Штрафные санкции не заменят постоянного внимания руководителя к проекту.
  • Чтобы производить качественные продукты или услуги, все этапы обсуждения и требующиеся поправки необходимо документировать.
  • Подготовьте для фрилансеров не только четкие инструкции, но и списки стандартных ошибок – так вы сэкономите свое и их время.
  • Среди удаленных работников встречаются как новички, так и суперпрофессионалы.
  • Чтобы фрилансер трудился с полной отдачей, руководителю следует учитывать его профессиональные и личные качества.
  • Телеработник должен быть организованным, обучаемым, активным и мотивированным – от этого зависит, насколько успешно он участвует в проекте.

Фриланс – отличный способ экономии

Многие с опаской относятся к привлечению фрилансеров – в основном потому, что не имеют подобного опыта и часто оказываются в плену стереотипов. Между тем сотрудничество с отдельными фрилансерами или фрилансерскими коллективами может существенно увеличить доходность вашего бизнеса. Прежде всего, это позволит сэкономить на аренде офиса: такой штат будет трудиться, не выходя из дома. Расходы на зарплату снижаются, поскольку вы оплачиваете не восемь часов ежедневного пребывания в офисе, а лишь то время, которое человек проводит непосредственно за работой. Вам не придется заботиться о создании рабочих мест – фрилансер уже обустроил необходимое пространство у себя дома, к тому же ему не придется тратить силы на поездку в офис, и утренняя усталость от дороги, известная всем офисным работникам, его минует. С удаленной работой можно не бояться конфликтов между сотрудниками, а также эпидемий офисных игр и развлечений.

Плюсы фриланса давно поняли американские бизнесмены. В США число телеработников возрастает на несколько миллионов человек в год, приближаясь к 10 процентам населения. Увы, некоторые бизнесмены понимают идею экономии на телеработниках чересчур буквально, после чего жалуются на их непрофессионализм и необязательность. Между тем финансовые обязательства по отношению к фрилансерам следует соблюдать неукоснительно, иначе вы не только лишитесь работника, но и приобретете дурную репутацию в профессиональной среде.

Существует еще ряд правил работы с фрилансерами. Так, если вы не хотите, чтобы специалисты отказывались от ваших проектов, уровень оплаты их труда должен соответствовать среднему по отрасли. Чем стабильнее поток заказов, которым вы обеспечиваете телесотрудника, тем больше времени и усилий он будет отдавать работе на вашу организацию. Удобнее всего иметь дело с коллективами фрилансеров, где люди знают друг друга и стиль работы каждого, а в случае необходимости коллеги смогут найти внезапно потерявшегося сотрудника. Не менее важно, чтобы условия работы, включая сроки, требования и возможные санкции, были подробно оговорены и письменно зафиксированы еще до начала проекта.

Цели ясны, задачи определены

Поскольку вы не имеете возможности постоянно контролировать телеработников, ставить задачи перед ними следует таким образом, чтобы компенсировать это неудобство. Идеально сформулированное задание для фрилансера:

  • Исполнимо. И начальник, и сотрудник должны хорошо представлять себе процесс его выполнения.
  • Кратко. Не следует, как в договоре, расписывать все юридические нюансы. За обилием деталей исполнитель может упустить главное.
  • Просто. Если вы задумали грандиозный проект, разбейте его на несколько небольших задач и ставьте их перед телеработниками по очереди.
  • Понятно. Объясните сотруднику, с чем связаны ваши требования, иначе он решит, что начальство “само не знает, чего хочет”, а это негативно скажется на результатах.

Формулируя задачу, менеджеры часто используют нечеткие формулировки: “чтобы было красиво”, “чтобы понравилось читателю”. Но понимание красоты вами и вашим подчиненным может быть различным! Так что если вам вновь и вновь приходится отправлять задание на переделку, задумайтесь: может быть, вы не сумели четко его сформулировать? Не менее опасно неконкретное обозначение сроков: “где-то через недельку” и “поскорее, пожалуйста” не накладывают на сотрудников никаких обязательств.

Многие руководители считают, что добиться качественного и своевременного выполнения заказов им поможет угроза штрафных санкций. Это заблуждение! Как правило, штрафы не стимулируют телесотрудника, а в случае возникновения каких-либо затруднений могут и вовсе сорвать выполнение работы. Типичная ситуация: получив задание от строгого заказчика и по какой-то причине пропустив оговоренный срок, фрилансер понимает, что с учетом штрафов его гонорар будет просто смехотворным, и, бросив работу, скрывается от заказчика. Гораздо более действенен постоянный контроль: поручив фрилансеру задание, периодически интересуйтесь, как идут дела, нет ли вопросов, готов ли он согласовать с вами черновой вариант работы. Только не злоупотребляйте коммуникационными возможностями. Помните: телеработник, в отличие от офисного сотрудника, найдет способ избежать слишком интенсивного общения с вами.

Поэтапный подход

Наиболее успешным механизмом работы с фрилансерами служит итерационный подход. Суть его заключается в том, что телеработники, выполняющие проект, представляют работу постепенно. Сначала коллектив фрилансеров готовит первую версию продукта, демонстрирует ее заказчику, обсуждает с ним замечания и необходимые доработки, затем в соответствии с его пожеланиями вносит изменения и предъявляет новую версию. В итоге после нескольких согласований заказчик получает продукт, отвечающий всем его требованиям. Фрилансеры тоже в выигрыше: им удается избежать ситуации, при которой в конце работы вдруг выясняется, что они не учли какое-то из пожеланий заказчика и теперь придется все переделывать заново.

 

Чтобы работа над каждой итерацией проекта шла быстро и без запинок, заказчику следует четко и ясно объяснять сотрудникам не только что именно следует доработать, но и смысл каждой доработки: только в этом случае он может быть уверен, что исполнители понимают задачу так же, как и он сам. И разумеется, внесение изменений должно быть предусмотрено условиями договора, а не быть приятным (для заказчика) бонусом к нему. Результаты обсуждений следует фиксировать в письменном виде: иначе вы рискуете увязнуть в спорах о том, кто, кого и когда неправильно понял.

На каждом этапе весьма значительной будет и роль менеджера, руководящего командой телеработников. Если речь идет о выполнении регулярных заданий, существенную пользу может принести каталог стандартных ошибок, составленный руководителем из часто встречающихся промахов и огрехов.

Кто они, фрилансеры

Удаленную работу выбирают для себя специалисты самых разных уровней – от студентов-первокурсников до суперпрофессионалов. У каждого из них есть свои причины предпочесть фриланс офисному режиму: желание проводить больше времени с семьей, свободнее распоряжаться своим временем, совмещать работу для нескольких компаний и даже нелюбовь к дресс-коду. Разобравшись, что именно движет вашим телесотрудником, вы сумеете лучше понять и, соответственно, использовать его сильные стороны. В целом фрилансеров можно разделить на следующие категории:

  • Специалисты. Как правило, это профессионалы высокого класса, которым выгоднее и удобнее тратить лишь часть рабочего времени на работу с фирмой-заказчиком (которых обычно бывает несколько в любой момент времени), чем целый день проводить в одном и том же офисе, решая рутинные задачи. Часто таким фрилансерам компании отдают на аутсорсинг бухгалтерию, получая за меньшие деньги качественную работу целого коллектива бухгалтеров. Еще пример – юридические услуги. Так, компания, обучающая танцам, осознав, что ей не под силу выплачивать высокую зарплату юристу-профессионалу, привлекла к работе “телеюриста”. Сотрудники компании давали ему задания по электронной почте и получали ответы с необходимыми ссылками на законодательство. Главное преимущество подобного фрилансера в том, что вы пользуетесь услугами специалиста за существенно меньшее вознаграждение, нежели в случае полного рабочего дня в офисе. Ограничения же связаны с тем, что у вас нет возможности общаться с таким сотрудником в любой момент: он недвусмысленно требует уважения к своему графику и будет выполнять ваши задания лишь во время, оговоренное в контракте.
  • Студенты без опыта работы. Многие студенты еще в период учебы в вузе стремятся получить опыт работы по специальности, чтобы выйти на рынок труда, уже чувствуя себя настоящими профессионалами. Они с удовольствием соглашаются на удаленное сотрудничество в свободное от занятий время. Фрилансеры-практиканты идеально подходят для выполнения заданий, не требующих высокой квалификации. Как правило, они берутся за дело с энтузиазмом, однако недостаток опыта делает необходимым строгий контроль, четкое описание технологических процессов и готовность работодателя к их обучению.
  • Энтузиасты. Это – фрилансеры, готовые работать не столько из-за денег, сколько из интереса к стоящей перед ними задаче. Одни соглашаются на работу в стартапах, где на первых порах сотрудники получают чисто символическое вознаграждение или не получают его вовсе. Другие готовы участвовать в проектах с ограниченным бюджетом, организаторы которых просто не в состоянии предложить работникам гонорары, дотягивающие хотя бы до среднерыночных. Невзирая на кажущуюся привлекательность энтузиастов, нанимать их следует с большой осторожностью, ведь при ближайшем рассмотрении их цели часто расходятся с целями создателей проекта. Да и обязательность таких сотрудников оставляет желать лучшего: относясь к работе как к хобби, они могут пожертвовать ею в пользу дел, которые покажутся им более важными.

Какие они

Удаленная работа, как и работа в офисе, имеет свои особенности, что делает ее подходящей для одного человека и совершенно непригодной для другого. Если приглядеться к личным качествам потенциального фрилансера, можно заранее предположить, сумеет ли он справиться с выполнением задач на расстоянии или придется тратить время, чтобы его подгонять и исправлять ошибки. Какими же качествами должен обладать телеработник?

  • Умение управлять временем. У офисного сотрудника достаточно внешних стимулов, побуждающих его к трудовой активности: начало рабочего дня, укоризненные взгляды начальства, назначенные встречи и совещания… Удаленный работник должен сам организовывать свое время, определяя, сколько часов потребуется для выполнения той или иной задачи. Однако идеальных фрилансеров в этом смысле не существует, и залог успеха – правильная организация заказчиком всей системы работы.
  • Обучаемость. Чтобы поддерживать свою квалификацию, сотрудник должен постоянно обучаться новому – либо в процессе работы, либо на дополнительных курсах и тренингах. В солидных компаниях для этого действуют различные программы. Фрилансер же сам отвечает за поддержание своего профессионального уровня, и, чтобы оставаться востребованным специалистом, ему необходимо стремление учиться.
  • Активность. Умение находить общий язык с работодателем и коллегами, не стесняться задавать вопросы, энтузиазм по отношению к работе – все это не только обеспечивает комфортные отношения сотрудников и работодателя, но и помогает лучше справляться с порученными проектами.
  • Честность. У фрилансера куда больше соблазнов обмануть работодателя, в том числе по важным рабочим вопросам, чем у офисного сотрудника. Во-первых, по мнению психологов, лгать на расстоянии проще, чем глядя собеседнику в глаза. Во-вторых, в офисе вы видите, чем занят коллектив, и отдельным ловкачам вряд ли удастся вас убедить, что они сорвали задание из-за неожиданного отключения электричества. Поэтому, привлекая телеработника, постарайтесь узнать, насколько он честен, – из рекомендаций или, в крайнем случае, из личной беседы.
  • Мотивированность. Иногда случается так, что активный от природы человек, сотрудничая в качестве фрилансера, вдруг теряет интерес к своей работе. Что делать? Можно мотивировать своих сотрудников, создавая для этого соответствующие условия. А можно привлекать к работе лишь тех, кто сам демонстрирует мотивацию. В любом случае руководителю следует быть внимательным и поддерживать в телеработниках энтузиазм и стремление к творчеству.

Проблемы и решения

Безусловно, при организации удаленной работы возникает целый ряд проблем, с которыми не сталкиваются руководители, чьи подчиненные трудятся под постоянным присмотром начальства. Как правило, многих особенно пугает проблема сохранения удаленными работниками коммерческой тайны. Тем не менее она не так сложна, как может показаться на первый взгляд. Если в компании много секретной документации, то на обеспечение ее сохранности приходится тратить существенные ресурсы – организационные, временные, финансовые. Если же компания работает с документами под грифом “Конфиденциально” так же, как и с другими бумагами, то неразглашение подобных сведений всецело остается на совести сотрудника – и, как показывает практика, телеработники в этих вопросах не менее надежны, чем офисные сотрудники. И те и другие время от времени идут на предательство интересов работодателя. Однако чаще всего такие поступки провоцирует низкая оплата труда или несправедливые, по мнению сотрудника, штрафные санкции.

Другие ограничения носят технический характер. В офисе рабочее место сотрудника, как правило, организует отдельная служба, которая предоставляет компьютер определенной мощности и ставит на него нужные программы. Телеработник сам отвечает за свое рабочее место, поэтому руководителю следует заранее поинтересоваться, обладает ли он необходимыми техническими средствами, и если понадобится – обеспечить, к примеру, программными продуктами. Наконец, не каждому руководителю удается столь же хорошо общаться с сотрудниками дистанционно, как во время обычных встреч. Тем не менее в эпоху глобализации теле- и видеоконференции, интернет-совещания становятся все более распространенными. Освоение этих форматов поможет вашей компании идти в ногу со временем.

Об авторе

Федор Добрянский – преподаватель кафедры вычислительной техники МИРЭА, главный инженер компании Gameland. С 1988 года работает с коллективами фрилансеров в области программирования, разработки электронных схем и тестирования оборудования.

Цитаты

  • “У фрилансера… гораздо больше возможностей работать интенсивнее и меньше уставать. Он может сам создать себе максимально благоприятные условия и позаботиться о гигиене труда”.
  • “Нанять специалиста для удаленной работы, квалификация которого на порядок выше, чем офисного, можно дешевле за счет того, что вы будете ему платить за решение ваших задач, а не за протирание штанов в офисе”.
  • “Важно, чтобы телеработник абсолютно четко понимал, за что, сколько и когда ему платят. Любое заранее не оговоренное изменение этих условий воспринимается не иначе как подлый обман”.
  • “Я использую простую систему – кто быстрее и лучше работает, тот чаще получает заказы… Человек, выполняющий больше заказов, имеет больший доход”.
  • “Телеработник должен понимать, с чем связаны требования руководства, и поддерживать их. Иначе он будет считать руководителя «идиотом, который настаивает на выполнении глупых и бесполезных требований»”.
  • “Полезно предоставить фрилансеру в качестве примера уже выполненную работу, соответствующую вашим инструкциям”.
  • “Я много раз сталкивался с тем, когда весьма опытных и грамотных людей обвиняли в непрофессионализме просто потому, что руководитель не смог внятно описать свое уникальное видение результатов работы”.
  • “Требуется подойти к учету трудоемкости… реалистично, а для этого достаточно связаться с каждым фрилансером, узнать его прогнозы и добавить к ним в среднем 30–50% запаса времени”.
  • “Фрилансеры считают документирование неотъемлемой и естественной частью общения, необходимой для работы, в то время как внедрение системы качества в офисе обычно воспринимается сотрудниками как усиление бюрократического давления”.
  • “Если в офисе неизбежно требуется друг к другу притираться, так как люди вынуждены видеться каждый день, то телеработники устанавливают между собой только те связи, которые им нужны и приятны”.
  • “Вашими лучшими фрилансерами могут стать высокооплачиваемые офисные сотрудники из другой организации”.
  • “В отдаленных регионах страны компьютерные сети становятся все доступнее. Таким образом, количество потенциальных телеработников со временем будет расти”.

 

Опубликовано в Быстрый результат

Комментарии

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *