Перейти к контенту →

Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности. Керри Глисон. Краткое содержание

Как избежать потери времени: упражнения и правила, которые работают

Большинству людей никогда не объясняли, как надо работать. Они учатся, получают образование, затем выходят на работу и в какой-то момент понимают, что оказались под гнетом бумаг, электронных писем и незавершенных дел. Почему это происходит? Одна из главных причин — привычка откладывать дела на потом. Одно дело кажется не срочным, другое — не важным, третье — слишком сложным, чтобы заняться им сейчас. Проходит рабочая неделя, и вы понимаете, что так и не выполнили отложенные дела. Многих эта мысль начинает мучить и угнетать. В итоге настроение портится, пропадает желание заниматься не только отложенными, но и новыми задачами. Нерешенные дела нарастают как снежный ком, возникает ощущение, что вы постоянно работаете и все равно ничего не успеваете. Как вырваться из круговорота?

«Сделайте это сразу же!»

Однажды автор книги пришел к своему клиенту — руководителю компании. Первое что сделал, взял с его стола лист, который там лежал и спросил: «Что это?» Руководитель ответил: «Ах, это документ, на который я должен отреагировать», после чего попытался отложить лист в сторону. «Подождите, почему вы его откладываете?». Руководитель начал приводить доводы, что у него сейчас нет на это времени. Но автор не сдавался: «Сделайте это сейчас же. Я посижу здесь и подожду». Клиент нехотя подчинился и разобрался с документом. Оказалось, на решение вопроса ушла всего минута! То есть руководитель больше думал о задаче, перекладывая документ с места на место, чем выполнял ее. К сожалению, откладывание дел на потом — любимая привычка человека. Главный принцип, которому предлагает следовать автор — «Сделайте это сразу же!»

Отложенные дела требуют в два раза больше времени. Весьма распространенная практика — сортировка бумаг по папкам: сделать сейчас, сделать позже и т.п. Некоторые проводят эту процедуру регулярно. Что же происходит? Когда вы смотрите бумаги в первый раз, то вам приходится в них вникать — читать для ознакомления, иначе не рассортировать. Некоторое время спустя, когда у вас находится время на решение задачи, вы опять изучаете документ, чтобы освежить в памяти. Хорошо, если на этот раз вы не отложите его в сторону. Иначе вам придется вникать в вопрос третий раз. Здесь и кроется главная причина потери времени — вы делаете два и более раз одну и ту же работу. Если сделать задачу сразу, то вы выполните ее только один раз и сэкономите 50% времени.

Отложенные дела тормозят ваше развитие. Когда у человека накапливается много нерешенных задач, то все мысли заняты именно ими. То есть взгляд человека сфокусирован на прошлом, а не на будущем. Если же нерешенных задач нет, то человеку проще сосредоточиться на текущих делах и думать о будущем. По мнению психологов, когда человек думает о будущем, отталкиваясь от настоящего момента, значит, он ментально здоров. Представьте, что вам надо пробежать дистанцию, на которой линия старта — настоящее, а финиш — будущее. Если вместо того, чтобы начать бег с настоящего, вы начнете с прошлого, то понадобится гораздо больше времени и сил, чтобы добраться до финиша.

Отложенные дела, особенно неприятные, сказываются на здоровье. Каждый человек попадает в ситуацию, когда ему надо выполнить не слишком приятную задачу или принять сложное решение. Откладывая такие дела на потом, многие мучаются и беспокоятся, поскольку понимают — рано или поздно придется ими заняться. Чтобы отвлечься от гнетущих мыслей, кто-то начинает есть с удвоенной силой, кто-то принимать успокоительные лекарства. Правда в том, что зачастую люди преувеличивают масштабы неприятных дел.

Автор книги советует «сражу же» решать неприятные дела. Так вы избавитесь от стресса и тревоги. У вас тут же появится вдохновение и силы на другие задачи. А чтобы не откладывать принятие сложных решений, воспользуйтесь таким советом. Представьте себе самые худшие последствия своего решения. Подумайте, сможете ли вы их принять. Скорее всего, да. Ведь вряд ли решение задачи угрожает вашему здоровью или жизни. Если вы сказали «да» — смело принимайте решение. Помните, время, которое вы тратите на принятие решения, не увеличивает вероятность того, что оно окажется правильным.

Как реализовать на практике принцип «Сделайте это сразу же!»

Допустим, вы пришли на работу и решили руководствоваться принципом — «Сделайте это сразу же!» Вдруг к вам зашел коллега и попросил помочь в каком-либо вопросе. Вы помогли и приступили к своим задачам, но тут подошел подчиненный и начал предлагать идеи, потом позвонил важный клиент, потом вновь зашел коллега. Конец дня: вы поняли, что не продвинулись ни на миллиметр к финишу. Одного вашего решения мало. Надо выполнить ряд дополнительных действий.

Наведите порядок на рабочем месте и в электронной почте

В одном из выпусков журнала Wall Street Journal приводилась статистика, что сотрудники офисов тратят в среднем шесть недель в год на поиски нужных вещей! Поэтому начните с наведения порядка на своем рабочем месте, в бумажных документах, электронных письма и рабочих папках. Разработайте систему хранения документов, в которой вы быстро будете ориентироваться. Ваша цель — сделать рабочий процесс таким, чтобы вам было легче все делать сразу же.

Бумажные документы. Разберите документы, все ненужное сразу выбрасывайте. Оставшиеся бумаги упорядочите по частоте использования. Создайте три типа папок:

— Папка для рабочих материалов. Храните тут все, что относится к текущим проектам. Положите папку на расстоянии вытянутой руки, например, в ящик стола.

— Папка для справочных материалов. Сюда попадут документы, которые вам нужны время от времени, например должностные инструкции. Храните их недалеко от рабочего места, например, в шкафу.

— Папка для архива. Документы, которые вы обязаны хранить по закону, но которые понадобятся лишь при случае, например, завершенные договоры подряда. Такие бумаги можно хранить за пределами офисной комнаты.

Электронные документы. При разборе электронных файлов руководствуйтесь теми же принципами, что и при разборе бумажных документов. Создайте три папки, каждую пронумеруйте, причем поставьте цифру в начало названия, тогда сверху у вас всегда будет главная рабочая папка: «1Рабочие», «2Справочные», «3Архивные». Следующий шаг — решите, как вы будете называть файлы, которые хранятся в каждой из папок. Здесь тоже нужна своя система. В таблице вариант решения.

Название корневой папкиКаталоги, соответствующие вашим обязанностямНазвания файлов
«1Рабочие»— Клиенты— Бланки— Сотрудники— Задачи в работе и т.п.— Имена клиентов— Название или номера бланков— Фамилии сотрудников— Названия задач
«2Справочные»— Планы— Отчеты— Должностные инструкции и т. п.— Название плана, на какой период— Название отчета, за какой период— Название должности
«3Архивные»— Договоры подряда выполненные— Завершенные проекты и пр.— Фамилия подрядчика и тип работ— Название проекта и год реализации

Рабочий стол. Оставьте на столе необходимые канцелярские принадлежности, а также три лотка с надписями:

— «Входящие бумаги» — сюда складывайте все материалы, которые получаете.

— «Бумаги в работе» — лоток для бумаг, с которыми вы не можете работать по независящим от вас причинам.

— «Исходящие бумаги» — для документов, работу с которыми вы завершили.

Электронная почта. Следующий шаг — очистить ящик от входящих писем. Для сообщений, которые требуют времени для решения, создайте папку «В работе». Для сообщений, которые вам еще понадобятся, создайте свои папки, например «Контрагенты». Письма, которые вы решили сохранить на всякий случай, переместите в архив. Остальные сообщения удалите. Проделывайте такую процедуру сразу же, как получите электронное письмо. Не позволяйте письмам накапливаться.

Создайте свои правила работы и ограничьте их во времени

Закон Паркинсона гласит: работа заполняет все отведенное на нее время. То есть, если вы выделите на какую-либо задачу час, то, скорее всего, сделаете работу за час. А значит, делает вывод автор, если вы заранее установите сроки, то сделаете всё, чтобы в них уложиться. Речь идет не только о проектах, но и о времени общения с коллегами, подчиненными, о проверке электронной почты и т. п.

Разделите рабочий день на отрезки времени. Когда человек работает и его прерывают, то он выполняет задание в два раза дольше. Ведь после прерывания каждый раз приходится вновь вникать в задачу, падает концентрация. Так, ученые из Королевского колледжа Лондонского университета провели эксперимент. Участники выполняли тест IQ. Когда их отвлекали, то показатель IQ снижался на 10%. Кроме того, многие элементы работы можно свести к простым однотипным операциям, которые лучше решать за один заход. Поэтому заранее разбейте рабочий день на промежутки времени, в течение которых вы будете выполнять однотипные задачи. Самый оптимальный промежуток времени — 90 минут.

Установите правила работы с электронной почтой. Программа электронной почты открыта весь день. Что происходит, когда приходит письмо? Человек тут же его просматривает, то есть отвлекается. Однажды в ряде компаний провели эксперимент — запретили по пятницам открывать электронную почту. Производительность труда возросла.

Автор советует установить, что почту вы проверяете три раза в день, например: в 9.30, 14.00 и 17.00. При этом отключите уведомления и звуковое сопровождение прихода писем. Тогда вам не придется отвлекаться лишний раз, вы будете тратить на письма не более 30 минут в день. При просмотре писем придерживайтесь таких советов. Если на сообщение можно ответить сразу же, то делайте это. Если письмо требует времени, то переместите его в папку «В работе». Письма, которые вам не понадобятся, удаляйте.

Введите правила, которые позволят быстрее фильтровать письма. Например:

— в строке «тема» обязательно указывать тему;

— у одного письма — всего одна тема;

— если сообщение требует от получателя немедленных действий, то в теме письма следует указать «Пожалуйста, примите меры»;

— если сообщение носит информационный характер, то в теме письма — «К вашему сведению».

 

Помните, чтобы сократить поток входящих писем, надо меньше писать самому. Ограничьте переписку тремя уровнями: исходящее письмо — ответ — ответ — прекращение диалога.

Установите время для чтения. Если по роду деятельности вам надо читать новости, книги, исследования, то выделите для этого подходящее время. Кто-то читает в обеденный перерыв, кто-то в дороге. Если информация приходит по электронной почте, то создайте здесь специальную папку. Например, руководитель фармацевтической компании получал в неделю несколько медицинских бюллетеней, однако не читал их сразу. Тогда он создал в почте папку «Медицинские бюллетени», в которую попадала информация. Затем изучал бюллетени в выделенное время.

Кто-то скажет, что за обед невозможно прочесть все, что запланировал. Автор книги предлагает решить эту проблему при помощи методики скоростного чтения. Освоить ее не так сложно.

Установите время для телефонных звонков. Если характер вашей работы позволяет, то не принимайте звонки бессистемно. Выделите в расписании время, когда вы будете это делать, например, с 10.00 до 10.30, затем с 11.30 до 12.00 и с 16.00 до 17.00. Сообщите сотрудникам об этом правиле.

Чтобы звонящие понимали, что вы им ответите, воспользуйтесь голосовой почтой. Создайте автоматическое сообщение: «Добрый день, это Андрей. Сейчас я не могу ответить на ваш звонок. Если вы оставите подробное сообщение, я подготовлюсь к нашему разговору и перезвоню вам при первой же возможности. Как правило, я принимаю звонки с 11.30 до 12.00. Пожалуйста, сообщите, подходит ли вам это время. Если нет, уточните, когда я могу вам позвонить». Такой подход не будет прерывать вашу работу, кроме того позволит подготовиться к звонку.

Еще один важный момент — автор книги советует отключать служебный сотовый телефон, когда вы заканчиваете работать, до следующего рабочего дня. Вы удивитесь, но отключение телефона подстегнет вас укладываться с делами в рамках рабочего времени.

Установите время для личных встреч с подчиненными. Если вы руководитель, то вам необходимо регулярно общаться с сотрудниками. Практика показывает, что подобные встречи мотивируют персонал, задают тон на рабочую неделю или, как минимум, на рабочий день. Однако зачастую, такие встречи носят спонтанный характер. Сотрудники могут подходить к вам ежеминутно и что-то уточнять, спрашивать, предлагать. Упорядочите этот процесс. Установите время для личных встреч в течение недели. Например, определите, что каждый вторник с 10.00 до 12.00 вы общаетесь с сотрудниками лично. Другой вариант — выделяйте на встречи с сотрудниками по 15 минут ежедневно, например, с 10.00 до 10.15.

Установите правила для совещаний. Сначала проанализируйте, в скольких совещаниях вы участвуете. Дальше ответьте на вопросы:

— какова была цель совещания?

— можно ли было ее достичь иным способом?

— какие совещания можно отнести к рутинным?

— если совещание было посвящено проблеме, то решили ли ее?

Ваша задача — минимизировать количество рутинных совещаний при помощи альтернативных способов. Возможно, будет достаточно телефонного звонка или общения по Skype.

Определите правила проведения совещаний. Например, обязательно указывайте цель совещания, составляйте повестку дня, установите продолжительность встречи, составьте список участников. Если необходимо, то заранее разошлите материалы. На рисунке вы найдете еще несколько советов, как сделать совещание эффективным.

Начните планировать ваше время

Чтобы пояснить важность планирования, автор предлагает рассмотреть процесс кинопроизводства. Он включает три этапа: подготовка съемок, сами съемки, постпроизводство. Самый главный элемент планирования на этапе подготовки — раскадровка, то есть детальные эскизы каждой сцены фильма. Художники рисуют для всех кадров то, что можно увидеть с каждой точки съемок: кто в кадре, кто крупным планом и т.п. Дело в том, что самый дорогой этап — съемки на местах, в которых участвует под 200 человек. Если рассказывать актерам во время съемок, кто и где стоит, то процесс займет в несколько раз больше времени. К сожалению, многие люди приходят на работу без сценария, они не знаю, чем будут заниматься, какие дела надо решать в первую очередь и т.п.

Составляйте план работы на день и на неделю. Сначала составьте план работы на неделю, тогда вам будет проще составлять планы на день. У любого человека возникают непредвиденные дела. На них запланируйте отдельное время. Для этого проанализируйте, сколько обычно времени у вас уходило на выполнение не запланированных дел. Составляя план, проверяйте задачи на приоритетность. Сначала займитесь самыми важными делами. Когда вы будете составлять план на день, то распишите по часам, когда и чем будете заниматься. Оба плана удобно делать в электронном виде — это может быть таблица Excel или специальная программа для планирования.

Образец плана работы на неделю

Понедельник  План работы на неделю (посмотреть текущие материалы, лоток для бумаг, находящихся в работе, ежедневник)1.2.3.4.5.6.7.8.9.…
Вторник  
Среда  
Четверг  
Пятница  Незапланированная работа (появилась в течение недели)1.2.3.4.…
Суббота, воскресенье  

Заведите блокнот для мелких задач. Избавьтесь от мелких бумажек с напоминаниями. Лучше все мелкие задачи записывать в специальный блокнот. Записи делайте крупными буквами и разделяйте прямыми линиями, так они не сольются в единое целое. Важно: фиксируя задачу, описывайте ее подробно. Не просто — «Встретиться с коммерческим директором», а «Встретиться с коммерческим директором, чтобы обсудить маркетинговые акции на апрель». Когда мелкая задача выполнена, вычеркивайте ее — вы будете видеть, что сделано и вам будет психологически легче приступить к другим задачам. Блокнот вы также можете вести в бумажном или электронном виде. Автор советует сочетать оба варианта.

Пример записей в блокноте

6 февраля. Позвонить Леониду Петрову и напомнить о том, чтобы он оформил договор с новым поставщиком
7 февраля. Поговорить с Сергеем, установить план по продажам на март
10 февраля. Договориться с Андреем, чтобы обсудить маркетинговые акции на март

Создайте календарную картотеку. Календарная картотека — альтернатива ежедневнику. Лучше ее вести в электронном виде. Для этого создайте 12 папок — по количеству месяцев в году. Пронумеруйте их от 1 до 12. Внутри каждого месяца создайте папки для каждого рабочего дня. Предположим, вы договорились о встрече 15 апреля 2017 года. В папку под номером 15 соответствующего месяца (папка 4) положите список вопросов, дополнительные материалы. Заведите привычку просматривать каждое утро календарную картотеку. Так, 15 апреля вы увидите материалы к встрече. Если же вы наладите планирование, то в ежедневном графике у вас будет отмечено, что встреча пройдет с 11.00 до 12.00.

Как превратить «Сделайте это сразу же!» в привычку

Люди, которые занимаются в спортивном зале, приходят туда в одни и те же дни, в одно и то же время. То есть они превратили рутинную работу в привычку. При таком подходе не приходится ни о чем думать, человек выполняет упражнения уже на автомате. Поэтому, если вы решили руководствоваться принципом «Сделайте это сразу же!», то ваша задача — возвести этот принцип в привычку. Да, сначала будет нелегко, однако главное не сдаваться и доводить начатое до конца.

Пройдите испытание «21 день». Чтобы создать привычку, воспользуйтесь правилом «испытание 21 день». Выберите привычку, над которой хотите поработать или которую хотите изменить к лучшему, например, все возвращать на свои места (документы, папки, предметы и т.п.). Затем работайте над ней в течение 21 дня. Если пропустите хотя бы один день, то начинайте сначала. Отработав одну привычку, переходите к другой.

Регулярно наводите порядок. Обязательно отведите в плане работы время на поддержание порядка. Например, раз в неделю очищайте лотки для бумаг от хлама, который там накопился. А раз в квартал делайте генеральную разборку. Выделите на это в графике полдня.

Придерживайтесь принципа «Сделайте это сразу — потом». С одной стороны надо все делать сразу же. С другой — есть незапланированные задачи, которые, если начать выполнять, прервут работу. Что делать? Здесь вам пригодится график работы и принцип «Сделайте это сразу — потом». Допустим, вы читаете электронную почту три раза в день. В 15.00 к вам подошел коллега и сообщил, что партнер прислал коммерческое предложение. Вы приняли информацию, однако коммерческое предложение рассмотрите сразу же, когда по плану будете читать электронную почту, то есть в 17.00.

Придерживайтесь принципа «Запланируйте это сразу же». Если у вас появляются непредвиденные дела, то сразу включайте их в план. Вы отвели для таких задач целый раздел в еженедельном графике.

Используйте принципы кайдзен. Кайдзен в переводе с японского языка — непрерывное улучшение. Ваша задача — постоянно думать о том, как улучшить процесс работы, как его ускорить. Например, анализируйте новые возможности программ по управлению временем, по планированию. Неплохо изучить свои движения и перемещения во время рабочего дня. Не исключено, что переставив тумбочку в другое место или передвинув монитор, вы поймете, что вам работать удобнее и быстрее. Регулярно задавайте себе вопрос «Как это можно сделать проще в следующий раз?»

Рассматривайте свою работу с точки зрения цикла. Поддержание порядка означает соблюдение цикла. У любого цикла есть три этапа: подготовка, реализация, завершение. Начальный этап — организация процесса, середина — его выполнение, последний этап — помимо завершения задачи включает и действия по поддержанию порядка. Например, возврат на свои места инструментов, документов, улучшение состояния того, что вы использовали в работе. Не нарушайте цикл, и тогда все ваши дела будут в полном порядке.

Все начинается с формирования одной простой привычки — действовать. Как только у вас появится идея применить на практике новый метод выполнения работы — делайте это сразу же!

 

Опубликовано в Быстрый результат

Комментарии

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *