Перейти к контенту →

Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания. Краткое содержание

Три инструмента, которые помогут победить хроническую нехватку времени

Знакомо ли вам ощущение, что поток дел не иссякает ни на минуту и вы никак не можете его остановить? Бывает ли, что задачи обрушиваются лавиной — и вы чувствуете, что перестали справляться с ситуацией? Все мы порой выбиваемся из сил, хватаясь за все подряд и боясь что-то упустить. К этому подталкивает и современный ритм жизни: скорее, скорее, вокруг столько возможностей, не упустите. Но вот парадокс: чем больше мы делаем, тем больше остается незавершенного. И в какой-то момент возникает чувство, что мы утратили баланс и на самих себя времени уже не остается. Если ничего не изменить, катастрофа неизбежна: загнанность, разочарование, выгорание.

К счастью, справиться с объемом дел и входящим потоком информации можно. Правда, волшебных средств никто еще не придумал, но действенные инструменты есть. Чтобы научиться их использовать, придется потрудиться, но мы же готовы приложить силы, если старания окупятся в дальнейшем? Авторы книги дают рекомендации, которыми можно воспользоваться сразу же. И даже если вы не тонете в делах, эти советы помогут вам эффективнее управлять своим временем и больше успевать. Применяйте описанные в нашем обзоре инструменты, если хотите:

  • разгрести завалы;
  • разобраться с незавершенными задачами;
  • сконцентрироваться на том, что действительно важно;
  • получать удовлетворение от работы и при этом оставлять время для себя.

Почему мы делаем все, но не успеваем ничего

Высокие технологии сильно облегчили нам жизнь, но одновременно загнали нас в ловушку парадокса эффективности. Что это значит? Нескончаемый поток информации постоянно ставит нам задачи, которые совсем необязательно важны. Пытаясь его упорядочить, мы тратим массу энергии, которую могли бы расходовать с большей пользой. Сегодня, когда с любым человеком можно связаться из любой точки мира, нам одновременно и проще, и труднее добиваться выдающейся эффективности и чувствовать удовлетворение. Объем информации, который мы должны обработать, увеличился в сотни раз. Вспомните, сколько мессенджеров вы используете. Вряд ли обходитесь всего одним. А сколько писем упало в папку «Входящие», пока вы читаете наш обзор? Кажется, что быть успешным сегодня — значит, просто решать большинство задач, а не профессионально делать свою работу. Безумный ритм, поддерживаемый современными технологиями, настолько изменил нашу жизнь, что чувство перегруженности стало практически постоянным.

Дело в том, что наше внимание постоянно рассеивается. Входящих сигналов столько, что, не успеваем мы обработать один, как поступают еще десять. Звонки, оповещения, sms сыплются на нас словно из рога изобилия. Если мы ищем в интернете нужную информацию, в борьбу вступают маркетологи и новостные агентства. Баннеры, всплывающие окна, гиперссылки появляются на каждой странице и заставляют нас переключаться и отвлекаться. Результаты исследования, которое американская компания FranklinCovey проводила в течение шести лет, показали: 40% времени, внимания и энергии люди тратят на несущественные или неуместные задачи. Это самая обширная статья скрытых затрат в современных компаниях. Фактически 40% зарплаты их сотрудники получают за то, что занимаются посторонними делами — но не всегда по своей воле. Отвлекающих факторов и задач столько, что расставить приоритеты и упорядочить этот поток просто некогда. Но есть проверенные инструменты, которые помогают управлять решениями, временем и энергией.

Инструмент 1. Матрица срочности и важности

Для начала разберемся, что считать срочным, а что — важным. Срочное — то, что, как вам кажется, надо сделать немедленно — независимо от того, влияет оно на результат или нет. Важное — то, что имеет серьезные последствия для результата. В зависимости от этого задачи попадают в один из четырех квадратов (рисунок 1). Давайте посмотрим, как мы действуем в каждом из них, что вкладываем, что получаем на выходе и — самое главное — как загоняем себя в те или иные обстоятельства. Сначала обсудим квадраты, в которых мы менее эффективны, а самый успешный квадрат 2 оставим напоследок.

Рисунок 1

Матрица управления задачами в зависимости от их срочности и важности

ВАЖНОКвадрат 1НЕОБХОДИМОСТЬКритические ситуацииЭкстренные совещанияГорящие проектыНеотложные проблемыНепредвиденные событияКвадрат 2ВЫДАЮЩАЯСЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬПроактивная работаВысокоэффективные целиТворческое мышлениеПланированиеПредупреждение проблемВыстраивание отношенийОбучение и восстановление сил
НЕВАЖНОКвадрат 3ОТВЛЕЧЕНИЕНеоправданные отвлеченияНенужные занятияБесполезные совещанияНезначительные проблемы других людейНесущественные письма, звонки, посты в соцсетях и т.п. Квадрат 4БЕСПОЛЕЗНАЯ ТРАТА ВРЕМЕНИПустая работаУклонение от работыБесцельный просмотр телепрограмм, блуждание по интернету, игрыСплетни
 СРОЧНОНЕСРОЧНО

Квадрат 1. Необходимость

Здесь оказываются задачи, которые нельзя откладывать ни на минуту, иначе последствия будут разрушительными. Это дела, которые появляются непредсказуемо: звонок разочарованного клиента, поломка сервера, срочное задание руководителя. Причем это необязательно негативные происшествия — необходимостью может быть и благоприятная возможность, которой надо воспользоваться незамедлительно.

Дела из квадрата 1 дают ощущение эффективности и требуют энергии. Но они могут привести к выгоранию, если задержаться здесь надолго. Невозможно постоянно работать в кризисных условиях. Тот, кто все время решает внезапные проблемы, испытывает сильный стресс. Конечно, с обстоятельствами не поспоришь, но в квадрате 1 вы не всегда поступаете наилучшим образом и добиваетесь высоких результатов.

Инвестиции и дивиденды. Здесь вы получаете столько, сколько вкладываете. Ваши титанические усилия могут привлечь внимание окружающих на ограниченное время — еще бы, фактически вы совершаете подвиги. Но для долгосрочно успеха и закрепления результата квадрат 1 не подходит.

Какие действия ведут в квадрат 1. «Лучше всего я работаю в стрессовой ситуации» — это первый и самый верный способ загнать себя в квадрат необходимости. Такой образ мышления ставит вас в зависимость от внешнего давления и лишает личной мотивации. Фактически вы признаетесь, что способны работать только в авральном режиме под угрозой срыва сроков. Это опасно и для вас, и для дела.

Второй способ оказаться в квадрате 1 — откладывать задачи. Это бывает, если человек опасается неудачи или не знает, с чего начать. В таком случае он оттягивает дело, пока не появится более сильный страх — неприятностей или срыва сроков. Нормальная текущая задача превращается в критическую ситуацию.

Третий способ — бояться сказать «нет». Человек избегает отказа, чтобы не показаться слабым или из желания угодить кому-то. Другие причины — страх изоляции, избегание конфликта. Случается и так, что не хватает сил объясняться: кажется, что проще сделать, чем объяснить, почему нет.

Квадрат 3. Отвлечение

Дела из этого квадрата — срочные, но не важные. Вроде бы и заняться ими надо немедленно, но если их отложить, критических последствий не будет. К таким задачам относятся не самые серьезные телефонные звонки и совещания, несущественные электронные письма, посты в социальных сетях и проблемы, с которыми к вам обращаются другие люди.

В квадрате 3 можно застрять надолго — и при этом полагать, что вы находитесь в квадрате 1. Человек, занятый отвлекающими делами, постоянно загружен, но удовлетворения не чувствует. К сожалению, он путает движение с прогрессом, а деятельность — с достижениями.

Инвестиции и дивиденды. Здесь вы получаете меньше, чем вкладываете. Квадрат 3 отнимает внимание и энергию, которые можно было бы потратить на действительно важные дела.

Какие действия ведут в квадрат 3. Стать постоянным добровольным помощником  это прямой путь в квадрат отвлечения. Конечно, помогать окружающим нужно, но есть риск: ваша поддержка войдет у людей в привычку. Вместо того чтобы справляться самостоятельно, они каждый раз будут обращаться к вам. Допустим, коллега не знает, где взять данные для отчета, и спрашивает у вас. А вы вместо того, чтобы просто указать ему папку на общем диске, любезно высылаете по электронной почте путь к файлам в виде гиперссылки. Еще пара таких услуг — и вы рискуете стать всеобщим спасителем, которого будут заваливать мелкими просьбами. Нам приятно помогать: выполненное дело и благодарность вызывают выработку в головном мозге дофамина — вещества, которое отвечает за ощущения удовольствия и вознаграждения. Но стоит задуматься, каждый ли раз нужна ваша поддержка. В ситуации с данными для отчета достаточно сказать сотруднику, как называется папка на сервере.

Другой путь в квадрат 3 уже знаком нам по квадрату 1: боязнь сказать «нет». Кстати, это и один из способов стать «скорой помощью». Между тем есть корректные формулировки, которые помогут обосновать отказ — без обид для другой стороны. Вот они:

  • «Сейчас у меня очень важное дело, но через три часа я освобожусь — и мы все обсудим».
  • «Я всегда готов помочь, но сегодня в 15 часов у меня встреча. Давайте поищем другое время для этой задачи».
  • «На мой взгляд, я совсем не нужен на этом совещании. Ничего, если вместо него я займусь срочной работой?»
  • «Давайте еще раз уточним правила переписки. Мне просто хотелось бы знать, чего от меня ждут, когда присылают письма и sms ночью. Не возражаете, если я буду отвечать на них утром?»
  • «Да, раньше я участвовал в таких проектах, но, возможно, это не лучшее мое применение. Кроме того, они уводят меня от более приоритетных задач. Давайте посмотрим, как использовать мое время и способности наиболее эффективно».

Квадрат 4. Бесполезная трата времени

Такие дела нельзя назвать ни срочными, ни важными. Но порой мы так устаем от квадратов 1 или 3, что используем квадрат 4 как убежище. Все «пожиратели времени» собраны здесь: длительные разговоры по телефону ни о чем, сплетни в скайпе, долгие часы на диване у телевизора, бесцельные блуждания по интернету, онлайн-игры. Вроде бы отдых, но после себя эти занятия оставляют ощущение апатии и бессмысленности.

Если задержаться в квадрате 4 надолго, можно впасть в уныние и даже отчаяние. Человек будет испытывать угрызения совести из-за того, что расходует время без пользы, и укорять себя за потерю энергии. К тому же последствия могут быть катастрофичными.

Инвестиции и дивиденды. Вложенные сюда время и энергия не приносят никакой отдачи. Конечно, от таких занятий можно получить сиюминутное удовольствие, но это суррогат, который ничего не дает ни для самооценки, ни для жизни, ни для отношений.

Какие действия ведут в квадрат 4. Бесполезные занятия могут маскироваться под важные дела. Мозг получает от них кратковременное удовольствие — как от фастфуда, например, когда сильные запахи жирной, соленой и сладкой пищи заставляют нас испытывать ложный аппетит. Чтобы узнать, не скатились ли вы в квадрат 4, задавайте себе проверочные вопросы:

  1. Это дело действительно восстанавливает силы?
  2. Это занятие придает энергию или наоборот — забирает?
  3. Не застрял ли я на нем незаметно для себя?
  4. Это занятие поддерживает важные отношения или напротив — мешает им?
  5. Не слишком ли я увлекся?
  6. Не жертвую ли я более важными вещами?

Квадрат 2. Выдающаяся эффективность

Дела из квадрата 2 — важные, но не срочные. Здесь вы принимаете ответственность за свою жизнь и делаете то, что на самом деле имеет значение — и с точки зрения удовлетворенности и результатов. Он требует энергии и обдуманных решений. Кажется, что это идеальное место, но оказаться в нем непросто. Однако если вы каждый день стараетесь хорошо выполнять свою работу, у вас не будет времени на другие квадраты.

Если вы будете стремиться к нему, это изменит ваши навыки и взаимоотношения с другими людьми. Приложенные в этом квадрате усилия приносят прекрасные результаты. Здесь выполняется наиболее продуктивная, творческая и содержательная работа, которая реально влияет на ситуацию.

Дела из квадрата 2 сокращают число кризисов в квадрате 1, поскольку вы строите планы, проводите предварительную работу и тем самым предотвращаете опасность. Здесь вы обретаете уверенность в себе и повышаете свою эффективность, т. к. не оттягиваете работу до последнего момента. Вы снижаете уровень стресса, поскольку целенаправленно сокращаете время, проведенное в квадратах 1, 3 и 4. Вы надолго сохраняете работоспособность, потому что заботитесь о здоровье и силах.

Инвестиции и дивиденды. Время и энергия, затраченные на занятия из квадрата 2, приносят отдачу, которая во много раз превышает вложения.

Какие действия ведут в квадрат 2. Чтобы оказаться в этом квадрате, нужно логически оценить предстоящее дело и понять, стоит ли оно вашего внимания. Для этого надо применить алгоритм «пауза — прояснение — решение»:

  1. Сделайте короткую остановку. Отключите эмоциональную реакцию (тревогу, страх, волнение и т. п.).
  2. Задайте себе вопрос: это действительно важно?
  3. Примите решение.

Схема очень простая и эффективная. Пожалуй, самое сложное здесь — отключить эмоциональную реакцию. Осознанный логический выбор помогает правильно расставить приоритеты и разумно распределить силы и время.

Когда вы сталкиваетесь с новой задачей, спросите себя: к какому квадрату это относится? Затем принимайте решение, что делать дальше.

Если нужен более детальный анализ, добавьте уточняющие вопросы:

 

  • Когда это реально необходимо сделать?
  • Как это повлияет на проект, над которым мы работаем?
  • Есть ли другие ресурсы или методы, позволяющие сделать это?
  • Как это соотносится с другими моими приоритетами?

При этом ваша задача — инвестировать время и энергию в квадрат 2, чтобы усилия принесли наилучшие результаты.

Инструмент 2. Колесо жизни

Один человек — множество ролей

Чтобы жизнь сосредоточилась в квадрате 2, надо понять, что важно для вас в конкретный момент. В жизни каждый человек выступает в нескольких ролях, которые зависят от различных аспектов жизни: работа, ключевые взаимоотношения, денежные вопросы, семья, дружба, интересы. Стремиться действовать по принципам квадрата 2 можно в каждом из них. Но роли влияют друг на друга: например, проблемы на работе отражаются на вашем поведении дома. И наоборот, семейный разлад может помешать успешной работе. Поэтому главное — поддерживать баланс ролей. Как этого добиться? Прежде всего сузить фокус:

  1. Определите, сколько важных ролей вы играете в текущий момент и какие это роли.
  2. Оцените, насколько успешно вы с ними справляетесь.
  3. Разберитесь, что такое успех в каждой из ролей.

Роли квадрата 2

Следующий шаг — поместить важные для квадрата 2 роли в колесо жизни (рисунок 2), которое представляет собой круг, поделенный на секторы (по числу ролей). Оно наглядно показывает взаимосвязи между ролями, которые составляют нашу личность.

Рисунок 2

Роли квадрата 2 в колесе жизни

Руководитель Друг

проекта

Дочь Фотограф

Вот по каким признакам вы узнаете важнейшие роли из квадрата 2, если определили их правильно:

  • Они отражают ваши ключевые взаимоотношения и обязанности.
  • Они актуальны в настоящий момент, а не в будущем или прошлом.
  • С ними связаны глубинные ценности, главные цели и наибольший вклад.
  • Они охватывают несколько сфер жизни.
  • Таких ролей не больше семи.

Регулярная оценка ролей

Следующим шагом будет оценка: подумайте, как вы справляетесь с каждой из ролей в текущий момент. Для наглядности сделайте отметки в колесе жизни. Если роль удается вам хорошо, поставьте в этом секторе точку ближе к краю круга. Если результат, по вашему мнению, ниже среднего, точка будет ближе к центру. Затем соедините все точки ломаной линией и посмотрите, в каких ролях вы не дотягиваете до желаемых результатов. Регулярная оценка своих ролей позволяет понять, что необходимо изменить и как сбалансировать жизнь.

При этом не следуйте за эмоциями — как позитивными, так и негативными. Избегайте лишней скромности, но и не завышайте результаты. Постарайтесь оценить свои способности честно. Вот несколько советов:

  • Отмечайте достижения. Нет ничего плохого в том, чтобы гордиться своими успехами.
  • Проверяйте правильность оценки. Не надо ли спросить кого-то еще — например, родных или коллег?
  • Не судите себя слишком строго. Иногда мы зацикливаемся на отрицательных моментах и воспринимаем их как доказательство полной несостоятельности.
  • Не подавайтесь унынию. О низкой оценке судите так: если вы набрались духу признать упущения, то теперь сможете измениться к лучшему.

Идентификация и переоценка достижений — отличное упражнение. Конечно, оно требует усилий и времени, но хотя бы раз в две недели его стоит проделывать.

Декларация для мотивации

После того как вы оценили исполнение ролей, наметьте, как добиться успеха в каждой из них. Как наметить цели, к которым вы будете стремиться? Главное здесь — сформировать критерии успеха для каждой роли. Для этого надо сделать следующее:

  1. Переименовать роль так, чтобы в ее названии отразить цель и мотив.
  2. Сформулировать для каждой роли декларацию.

Чтобы новое название роли вас вдохновляло, создайте эмоциональный якорь. Что вы чувствуете, когда думаете о роли руководителя проекта, например? Что это вам дает? Как вы вносите в нее наибольший вклад: как наставник, лидер-новатор или специалист по профессиональному развитию? Потратьте несколько минут и хорошо проанализируйте каждую роль. Необходимо по-настоящему представить и прочувствовать, что представляет собой успех. Сформулируйте название так, чтобы закрепить в нем ваше стремление к совершенству. Не сдерживайте фантазию! Выбирайте слова, которые имеют смысл именно для вас, а не для кого-то другого. Найдите слово, которое будет вас зажигать, разбудит вашу страсть, подтолкнет к действиям.

Например, для ролей с рисунка 2 новые названия могут быть такими:

БылоСтало
Руководитель проектаЛидер проекта
ДочьВдохновитель
ДругВерный друг
ФотографФотохудожник

Если справились с этим этапом, переходите на следующий уровень. Для каждой роли составьте краткую декларацию. Опишите в ней желаемый результат, а также основные действия или методы его достижения. Вот формула, которая может быть полезной:

В качествеЯ будуПутем
Название ролиНаивысший результатДействие

Она работает так:

В качествеЯ будуПутем
Лидера проектаСоздавать команду, которая раздвинет границы возможногоОтладки бизнес-процессов, которые помогут высвободить творческий потенциал команды и улучшить обслуживание клиентов

Имейте в виду, что декларации не стоит убирать на дальнюю полку и возвращаться к ним раз в год. Наиболее важные роли, которые помогают оставаться в квадрате 2, динамичны. Они меняются, поэтому и формулировки надо пересматривать. Чтобы оставаться хозяином своей жизни и своего времени, вам нужно сбалансировать все значимые роли.

Инструмент 3. Перечень главных задач

«Мелкая галька» и «крупные камни»

В наши дни секрет эффективности заключается не в том, чтобы успевать как можно больше, а в том, чтобы заниматься правильными, главными вещами — и как можно качественнее. Речь не о том, чтобы делать больше с меньшими затратами, а о том, чтобы заниматься меньшим числом вещей. Это значит, что энергию и внимание надо направить на небольшое количество приоритетных дел, а не размениваться на множество мелочей.

Представьте, что приоритетные занятия — это крупные камни, а маловажные задачи — мелкая галька. Ваш день — это сосуд, который надо наполнить. Если засыпать в него сначала груду гальки, крупные камни уже не поместятся. Разумнее сначала положить в емкость большие камни, а уже потом заполнить галькой пространство между ними.

Сначала выделите важные дела, а потом распределите время на них в ежедневнике. Для этого необходимо целенаправленно не обращать внимания на множество мелочей. Это может быть сложным: мы привыкаем гнаться за мелочами и поэтому боимся упустить что-то важное. Но на самом деле «мелкая галька» — это задачи из квадрата 3, которые мы добровольно взваливаем на себя в ущерб делам из квадрата 2.

Перечень главных дел

Этот инструмент помогает концентрироваться на квадрате 2. Перечень действует как дополнительный фильтр: с его помощью вы отсеиваете входящие задачи, организуете оставшиеся дела и не отвлекаетесь от приоритетов. Базовое правило такое: каждый входящий запрос вы либо отбрасываете, либо включаете в перечень, но никогда не держите в голове. Относитесь к себе бережно — освободите ресурсы мозга для обдумывания задач, а не для их запоминания.

Действуйте по такому алгоритму:

  • Задачи из квадратов 3 и 4 отбрасываются. Они не могут быть важными, так что спокойно избавьтесь от них, похвалите себя за правильные действия и двигайтесь дальше.
  • Задачи из квадратов 1 и 2 включаются в перечень. Так вы зафиксируете, что займетесь этим делами позже и сможете делать текущую работу, не забивая себе голову. Записывая задачу, вы повышаете вероятность ее выполнения и не нагружаете мозг, позволяя ему сконцентрироваться на более важных вещах.

Помните, что ситуация меняется и прежде важные вещи могут потерять значимость, поэтому не держитесь бездумно за ранее записанные задачи. Не стесняйтесь отбрасывать то, что перестало быть важным.

Если вы не знаете, отбросить задачу или внести ее в перечень, задайте себе вопросы:

  • Эта задача не из квадрата 3?
  • Не взваливаю ли я на себя чужие обязанности?
  • Не потому ли я включаю в перечень задачу из квадрата 1 уже пятый раз, что не знаю, как этого избежать?
  • Не включаю ли я в перечень то, что надо кому-нибудь делегировать?

А вот чего точно не следует делать, так это включать в перечень все подряд ради того, чтобы не забивать себе голову. В таком случае перечень превратится в груду «мелкой гальки». Отказ от включения в перечень незначительных задач — правильное решение. А выбор надо сделать в пользу «крупных камней», ролей и целей из квадрата 2. Попробуйте уделять 30 минут в неделю и 10 минут в день планированию дел из квадрата 2 — и вы будете чувствовать удовлетворенность в конце каждого дня.

Очень ценная практика, повышающая эффективность недельного и дневного планирования дел из квадрата 2, — создание временных зон. Выделите в своем ежедневнике блоки времени, которые помогают защищать приоритеты из этого квадрата. Например: «стратегическое планирование по проекту — каждый вторник с 10:00 до 12:00». Ценность временных зон в том, чтобы заранее заложить их в календарь как повторяющиеся или разовые события так, чтобы на следующей неделе у вас уже было выделено время для дел из квадрата 2.

Как избежать невроза, стремясь к выдающимся результатам

Современная культура хронической занятости зажимает нас в тиски и подталкивает к ежедневной гонке. Разумный путь к выдающейся эффективности заключается не только в использовании трех инструментов, но и в правильном настрое. А поэтому помните, что под словом «выдающаяся» мы не имеем в виду:

  • недостижимые идеальные стандарты, которые могут вызывать лишь чувство вины;
  • чужие, навязанные представления о том, какой должна быть ваша жизнь в целом и в частностях;
  • исполнение прихотей окружающих вместо важных для вас дел;
  • сравнение себя с другими или состязание с кем-либо.

Распределяйте время и энергию эффективно, сосредотачивайтесь на главном, избавляйтесь от ненужного и будьте хозяином своей жизни.

 

Опубликовано в Быстрый результат

Комментарии

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *