Перейти к контенту →

Канбан. Альтернативный путь в Agile. Дэвид Андерсон. Краткое изложение.

Сигнальная доска

Канбан в переводе с японского означает «сигнальная доска». Это система визуализации процесса производства при помощи разноцветных карточек. Суть Канбан в том, что сотрудники не смогут перейти к следующей фазе работы, пока доска не даст соответствующий сигнал. Эта система доказала эффективность в увеличении производительности. Канбан сокращает сроки работы, доводя процессы до автоматизма, и снижает материальные издержки. Достигается это за счет трех факторов:

  • исходное сырье поступает именно тогда, когда оно необходимо для изготовления продукта;
  • продукция производится и поставляется в нужный момент;
  • детали изготавливаются не впрок, а непосредственно перед подачей на сборку.

Содержание:

Внедрив правила Канбана, Вы измените в лучшую сторону культуру организации и взаимодействия между подразделениями.

Биографическая справка

Дэвид Андерсон — создатель Ассоциации руководителей agile-проектов, модератор онлайн-сообществ по бережливому и гибкому программированию. Имеет 30-летний опыт работы в технологичных компаниях. Внедрял гибкие методы управления в корпорациях Motorola и Microsoft. Первым использовал Канбан в разработке ПО в 2005 году.

Как работает Канбан

Производственный процесс визуализируется на пробковой доске с прикрепленными к ней цветными карточками или белой маркерной доске со стикерами. Карточки выполняются в трех цветах: розовые — «процесс заблокирован той или иной производственной проблемой», голубые — «задача отложена из-за ошибки», желтая — «обычный рабочий элемент». Количество сигнальных карточек должно быть ограничено: их число равняется максимальному числу задач в рабочем потоке. Если все карточки заняты, новые задачи в работу не берутся, чтобы не создавать авральную нагрузку. У команды появляется свободное время, очищенное от рутины, для того, чтобы заняться чем-то еще. Например, разработкой креативных идей. Таким образом, сотрудники могут сохранять баланс между работой, профессиональным совершенствованием и личной жизнью.

Новая работа втягивается в процесс после выполнения предыдущей задачи и возвращения в оборот сигнальной карточки. Для наглядности процесс производства поделен на этапы — табличные графы. Скопление карточек в одном столбце указывает, на каком этапе производства чаще возникают сложности.

Визуализация на доске помогает обнаруживать в рабочем процессе узкие места и быстро их устранять. Благодаря Канбану видно, какой элемент заблокирован, кто за него отвечает, и какие сотрудники способны устранить препятствие. Лимиты на число незавершенных задач стимулируют отделы оперативно взаимодействовать по возникшей проблеме. Например, если обычно совещание в компании может планироваться на недели вперед, то там, где работают по системе Канбан, обсуждают проблему максимум на следующий день. А затем сразу приступают к ее устранению.

Этапы внедрения системы Канбан

  • Откажитесь от революционных идей

Автор книги предупреждает, что Канбан не предусматривает радикальные перемены. Вам не придется перестраивать рабочие методы, менять штатное расписание или иначе распределять ответственность внутри подразделений. Изменения направлены на количество незавершенных задач и улучшение взаимоотношений с соседями выше и ниже по производственной цепочке.

  • Составьте схему создания ценности

Определитесь со стартовой и финишной точками визуализации процесса. Проведите переговоры по поводу нового стиля взаимодействия с вышестоящими деловыми партнерами, которые принимают стратегические решения, и нижестоящими отделами, отвечающими за текущий процесс: системные операции, поддержку и реализацию продукта. Если идея внедрения Канбан встречает сопротивление у сотрудников из других подразделений (что бывает довольно часто), ограничьтесь своим отделом. Канбан не обязательно вводить на всем предприятии одновременно. Со временем, когда ваш отдел или филиал начнет показывать эффективность, коллеги сами заинтересуются рецептом успеха.

  • Подробно опишите типы работ

Выбрав стартовую точку для рабочего процесса в вашей зоне компетенции, определите, какие типы работ относятся к этой точке. Автор книги приводит список, актуальный для разработчиков ПО:

  1. требование;
  2. функция;
  3. пользовательская история;
  4. пользовательский сценарий;
  5. запрос изменений;
  6. дефект продукта;
  7. поддержка;
  8. рефакторинг из-за ошибки;
  9. предложение улучшения;
  10. блокирующая проблема.

Такой же список составьте для финишной точки производственного процесса. А затем определите «точку выхода» — момент, после которого вы не контролируете процесс (например, отправка готовой продукции в розничную продажу).

  • Создайте доску визуализации

Разделите доску на столбцы, которые соответствуют производственным этапам в порядке их реализации (рисунок 1). Сначала рисовать столбцы лучше маркером. В первые несколько недель использования системы Вы будете вносить изменения и дорабатывать таблицу, в этом случае маркер проще стереть. Со временем информацию можно зафиксировать, например — на виниловую самоклеящуюся пленку для магнитных досок.

Рабочий поток на стене карточек
Рабочий поток на стене карточек
  • Установите максимальное число незавершенных задач

В самом начале внедрения Канбан число карточек может быть произвольным. В процессе Вы определитесь с их точным количеством. Не пытайтесь заранее предусмотреть все узкие места. Начните использовать доску визуализации и ждите, пока «бутылочное горлышко» проявится само. Затем вводите буферы — дополнительные графы в таблице, разделив один большой этап на несколько этапов помельче. Над каждым столбцом укажите, какое максимальное количество незавершенных задач он может содержать. Например, в «Анализе» — 4 карточки, в «Разработке» — 3, в «Готово к проектированию» — 5. Если столбец полностью занят, за новые проекты команда не берется.

  • Подготовьте сигнальные карточки

Информация на карточке должна быть сгруппирована определенным образом (рисунок 2). В левом верхнем углу — индивидуальный номер, связывающий задачу с электронной версией системы (если таковая предусмотрена). В середине карточки — наименование задачи. Внизу слева — дата поступления карточки в систему. Для элементов с фиксированным сроком поставки укажите в правом нижнем углу необходимую дату выполнения.

 

При перемещении карточки по доске меняются специалисты, отвечающие за процесс. Поэтому писать имя сотрудника на карточке нежелательно. Вместо этого используйте магниты или картонки с фотографиями исполнителей. Крепите их над карточками на доске, чтобы группа видела, кто в данный момент над чем работает. На «проблемных» карточках (розового или голубого цвета) указывайте причину блокировки задачи или тип ошибки, приостановивший рабочий процесс. Это пригодится для последующей отчетности и анализа результатов.

  • Создайте дублирующую электронную систему

Внедрять вместе с доской электронную систему учета задач желательно, но не обязательно. Электронная версия нужна, если команда территориально разбросана или сотрудники несколько дней в неделю работают удаленно.

Андерсон советует четыре простые и интуитивно понятные системы учета:

  1. Jira
  2. Microsoft Team Foundation Server
  3. Fog Bugz
  4. HP Quality Center

Более продвинутые программы:

  1. Lean Kit Kanban
  2. Agile Zen
  3. Target Process
  4. Silver Catalyst
  5. Rad Track, Kanbanery
  6. Version One
  7. Green hopper for Jira
  8. Flow.io

Они позволяют настроить интерфейс Канбан. Визуально электронная панель будет повторять вашу доску с карточками.

Расширенный список программ на сайте: www.limitedwipsociety.org.

Совещания по системе Канбан

  • Ежедневное стенд-ап совещание

Встреча длится не более 15-и минут и проводится до начала рабочего дня. Группа из 6-12 человек обсуждает три вопроса:

  1. Чего мы добились вчера?
  2. Что мы будем делать сегодня?
  3. Что мешает коллегам, нужна ли помощь?

Каждый член команды отвечает на эти вопросы, после чего группа координирует работу на текущий день. Ведущий совещания может запросить обновление статуса на карточке или поинтересоваться, не появилась ли дополнительная информация, которая отсутствует на доске и поэтому неизвестна команде. Обсуждаются в первую очередь проблемные розовые карточки с заблокированными задачами, затем — голубые.

  • Совещание по формированию очереди входящих задач

По мере освобождения карточек нужно решать, какая следующая задача пойдет в работу. С этой целью автор книги советует собирать 10-минутные совещания раз в неделю или две, в зависимости от производственного цикла. Хорошо, если в собрании по расстановке приоритетов будут участвовать несколько представителей из конкурирующих групп внутри компании. По мнению Андерсона, это создает атмосферу взаимного сотрудничества. Также на совещании желательно присутствие менеджера проекта, менеджера по разработке и тестированию продукта, технического архитектора или архитектора данных, специалиста в области эргономики и бизнес-аналитика.

Пять советов, как использовать доску Канбан

  • Записывайте общее время выполнения для каждого обработанного элемента

В конце отчетного периода вы сможете подсчитать среднее время выполнения проекта или клиентского запроса.

  • Фиксируйте и сообщайте руководству о доле заданий, выполненных точно в срок

Эти данные послужат индикатором предсказуемости.

  • Ведите перечень блокирующих проблем

В конце года проанализируйте статистику наиболее частых из них.

  • Заведите на доске «Корзину»

Для «зарезанных проектов» или задач, которые отсеялись, например, на этапе тестирования, выделите на доске правый нижний угол. Перемещайте туда карточки с задачами, не дошедшими до конца производственного цикла.

  • Назначьте ответственных за эскалацию задач

Отведите на доске графы с именами двух-трех сотрудников. Помещайте туда розовые и голубые карточки, маркером проставьте крайнюю дату получения ответа. Для ответственных лиц это будет сигналом, что вы ждете предложения по решению проблемы к определенному сроку. И вас, и подчиненных это избавит от излишнего контроля. Сотрудник волен найти выход самостоятельно, перепоручить задачу в соответствующие подразделения или привлечь к мозговому штурму членов своей команды. В назначенный день начните утреннее совещание с обсуждения проблемных задач.

 

Опубликовано в Быстрый результат

Комментарии

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *