Перейти к контенту →

15 секретов управления временем. Квентин Круз. Краткое изложение.

Секреты управления временем

Методика тайм-менеджмента Кевина Круза

Успешные люди: бизнесмены, политики, олимпийские чемпионы, знаменитости и т.д. – знают цену времени. Зачастую их жизнь расписана по минутам. Но секрет эффективного тайм-менеджмента, как утверждает автор книги, вовсе не в составлении списка дел и не в использовании сложных методик. Изучив привычки тысяч профессионалов, Круз сформулировал основные принципы управления временем, которые подойдут и вам. Они опираются на четкость приоритетов и правильные привычки. Следовать советам несложно и увлекательно. Шаг за шагом вы научитесь распределять свое время так, чтобы продуктивная работа и досуг комфортно сочетались в вашей жизни.

Содержание:

Если вы забыли, когда уходили с работы вовремя и у вас совсем не остается времени на хобби и простые жизненные удовольствия, попробуйте методику Кевина Круза. В обзоре мы кратко расскажем о ней и о 15-и главных принципах управления временем, на которых настаивает автор.

Биографическая справка

Кевин Круз – основатель нескольких успешных компаний из списка INC 500. Консультирует топ-менеджеров корпораций и членов конгресса США. Автор книг, известный в Америке лектор.

В начале книги Круз рассказывает, как однажды его остановил дорожный инспектор и потребовал права. Оказывается, предприниматель превысил скорость, он ехал более 130 км/ч. Более того, на ходу задел задний бампер полицейской машины, но, не останавливаясь, полетел дальше. Круз был поражен, потому что совершенно не помнил этого, хотя все произошло минуту назад. «Я настолько погрузился в свои размышления о работе, снова и снова прокручивая в голове дела, которые нужно успеть, что не заметил, как устроил ДТП», – пишет автор. Это было 20 лет назад. Круз мало успевал, хотя постоянно работал. Его брак висел на волоске, потому что жена и дети практически не видели главу семейства. Ко всему прочему, начало подводить здоровье. После аварии с полицейским автомобилем, когда его чудом не арестовали, Круз наконец осознал, что с его сверхзанятостью надо что-то делать. Он изменил свою жизнь. И хотя семья все-таки распалась (Круз – отец-одиночка с тремя детьми), сегодня его график больше не напоминает бег в колесе. Кевин успевает руководить компанией, ездить в командировки за границу, писать книги, воспитывать детей и вести домашнее хозяйство.

Секрет 1. У вас только 1440 минут в сутки

Прежде чем взяться за новый проект, я провожу анализ. Сколько моего времени потребуется и какую финансовую отдачу я получу? Я оцениваю прибыль в расчете на минуту и берусь только за те задачи, где неделя потраченного мной времени принесет миллион долларов прибыли

Кевин Харрингтон, основатель компании As Seen On TV

Будучи боссом, Кевин Круз практиковал политику открытых дверей. Любой сотрудник мог зайти в его кабинет, чтобы обсудить рабочие дела. Компания росла и расширялась, людей в ней становилось все больше. Все чаще Круз слышал стук в дверь и вопрос: «У тебя есть минутка?». А затем этот процесс стал непрерывным. «Я не мог нормально работать, – вспоминает автор. – Тогда я сделал следующее: напечатал на листе крупным шрифтом «1440» и повесил на дверь кабинета». «Паломничество» в его кабинет не прекратилось, но теперь, заходя, посетитель спрашивал, что означают цифры на двери. И всем Круз объяснял, что это количество минут, которыми он располагает в день, чтобы успеть все дела. Заметьте, босс не упрекал людей прямо, что они отнимают его время. Однако вскоре цифры на двери сделали свое дело: сотрудники стучались, только если дело было действительно важным и срочным. Они научились решать рабочие задачи самостоятельно или совместно с коллегами. Так в компании повысилось качество коммуникации между сотрудниками, а руководитель мог заняться стратегическим планированием, вместо разбора незначительных вопросов.

Секрет 2. Помнить о самой важной задаче

Я всегда начинаю с самой важной задачи в моем списке приоритетов. Не потратить неделю на выполнение самой важной задачи – значит провести время впустую

Рэнди Гейдж, автор девяти книг по саморазвитию

Ваша самая главная цель должна быть конкретной и измеримой. Не «экономить деньги», а «сэкономить 5 тыс. долларов к концу года». Не «сбросить лишний вес», а «похудеть на 10 кг за три месяца» и так далее. Этот же принцип применим к работе: «Мне нужно обзвонить сто клиентов к концу недели», «я хочу нанять команду из пяти сотрудников к следующему месяцу» – пример таких конкретных целей.

После того, как вы определили приоритетную цель, внесите ее в ежедневник. Выделите два утренних часа на движение к главной цели. Пусть это будут совсем мелкие шаги. Это время самое ценное и продуктивное. Если каждое утро вы посвятите своей главной цели, вскоре это войдет в привычку.

Профессор психологии Дэн Ариэли установил, что у большинства людей наиболее продуктивное время приходится на первые 2 часа после пробуждения. Ошибка многих состоит в том, что эти утренние часы тратятся бездарно – на просмотр телепередач, долгий завтрак, автомобильную пробку, сортировку почты или сидение в социальных сетях. Приучите себя посвящать утро движению к главной цели.

Поэтому:

  • Выпейте утром чашку кофе или чая
  • Закройте дверь своего кабинета
  • Отключите телефон
  • Запретите себе открывать электронную почту и смс-сообщения
  • Займитесь своей самой важной задачей

Если вы…

Предприниматель: подумайте, какова ключевая задача для достижения важных квартальных целей?

Руководитель: по какому главному параметру эффективность вашей работы будут оценивать в конце года? Сосредоточьтесь на этом аспекте.

Фрилансер: какая «одна вещь» увеличит количество ваших заказов?

Студент: какой предмет является важнейшим для вашей будущей карьеры? Приложите максимум усилий для его усвоения.

Мама в декрете: что в настоящее время имеет решающее значение для здоровья и развития вашего ребенка (поездка в летний лагерь, занятия музыкой, физические упражнения)?

Секрет 3. Миллионеры не составляют списки дел

Главный недостаток списков дел в том, что все пункты идут подряд, без учета, что на одно дело понадобится 15 минут, а на другое 3-4 часа. В результате чисто психологически люди склонны выбирать более быстрые и легкие дела, откладывая все сложное на потом. Списки вызывают лишний стресс, напоминая о том, сколько всего еще не сделано.

Исследования показывают: 41% пунктов в списках дел так и остаются невыполненными. 50% всех пунктов выполняются в первый час после постановки задачи или никогда.

Поэтому:

Успешные люди составляют не списки дел, а ежедневные планы, где все пункты расписаны по времени. Например: 15 минут – с 12-30 до 12-45 на проверку электронной почты, 1 час – с 11-00 до 12-00 на деловую встречу, 30 минут – с 18-00 до 18-30 на тренировку.

Такой ежедневный план поможет выполнить до 95% намеченных задач. Помните, что самые важные из них должны быть запланированы на утренние часы. Относитесь к выполнению дел так же, как к посещению врача. Опоздание более чем на 5 минут – недопустимо. Не забудьте включить в свое расписание 15-минутные блоки свободного времени. Встаньте на это время из-за стола, прогуляйтесь, выпейте чашку кофе.

Секрет 4. Лень – это всего лишь нехватка мотивации

Часто ли вы откладываете важные дела на потом, а вместо них читаете новостную ленту, перекусываете или просматриваете телепередачи?

Вы планируете дела, но они так и остаются на бумаге?

Причины:

  • Вам не хватает мотивации
  • Вы не учитываете силу старых привычек

Как с этим бороться?

1 способ. Победить «будущего себя». Планируя с понедельника сесть на диету, начать бегать по утрам или экономить деньги, мы часто переоцениваем собственные силы. Людям свойственно искажать представления о себе в будущем. Когда же наступает пресловутый «понедельник», все остается по-прежнему.

Поэтому:

Подумайте, как вы в будущем сможете саботировать собственные цели и устраните возможности для этого.

Например: вы знаете, что не сможете придерживаться решения питаться здоровой пищей, если в холодильнике останется половина торта. Торт должен отправиться в корзину, а его место на полке занять овощи и листья салата.

Или: ваше «будущее я» постарается отложить тренировку, убеждая вас в том, что есть дела поважнее. Выделите под занятия спортом самые плодотворные утренние часы в расписании. Таким образом «сегодняшнее я» запретит вам будущему даже проверять почту, пока вы не потренируетесь.

2 способ. Как хорошо! Как плохо! Если ваши цели не заставляют вас радостно выпрыгивать из постели по утрам, значит, вам не хватает мотивации. А мотивация – это боль и удовольствие.

Поэтому:

 

Спросите себя:

  • Какое удовольствие я получу, если сделаю это?
  • Какую боль я почувствую, если не сделаю этого?

Например: вам лень тренироваться. Представьте себя стройного, с плоским животом и «кубиками» в нужных местах, энергичного, привлекательного, нравящегося противоположному полу. Или: обросшего жиром, с дряблыми мышцами, скрипящими суставами и отдышкой. Многократно повторяйте аутотренинг, пока не испытаете желание тут же пойти заняться собой.

3 способ. Контролер. Попросите соседа, который ежедневно совершает пробежку, звонить вам в дверь в 6 утра и вытаскивать на улицу. Или пусть ваш босс прилюдно взвешивает вас раз в неделю и записывает показатели на доску. Попросите тренера, чтобы во время тренировки он заставлял вас как следует пропотеть, не слушая жалоб и протестов.

4 способ. Назначить себе приз. Придумайте для себя поощрение в случае успешного завершения важного дела.

5 способ. Придумать себе наказание. В противовес предыдущему способу можно назначить себе наказание в случае срыва. Например: я пожертвую 100 долларов в благотворительный фонд, если снова наемся на ночь.

6 способ. Установите планку «достаточно». Не переусердствуйте в достижении цели. Вам не обязательно требуется идеальный вариант, просто хорошего будет достаточно. Например: вы хотели сбросить 10 кг, а получилось только восемь. Это тоже неплохой результат, за который стоит себя поощрить. Или: вы планировали пробежать пять км, но выдержали три. Это лучше, чем ничего.

Секрет 5. Взять электронную почту под контроль

Зачем использовать 100 слов, если хватит и 10-ти? Краткость нужна везде, будь то письмо, отчет, презентация или объявление о продаже. Краткость делает вас убедительным

Найоми Симсон, основатель компании RedBallon

Электронная почта стала основной формой коммуникации, особенно, в деловых кругах. Ее поток способен надолго парализовать рабочий процесс. Кажется, что чтение письма займет всего пару минут. Но вот еще письмо и еще, а вот любопытная статья, новости, данные исследований… Уже доказано: мозг во время проверки электронной почты или чтения ленты в социальных сетях вырабатывает гормон удовольствия дофамин, как при азартной игре. Другими словами, это превращается в привычку, которую организм самоподкрепляет на гормональном уровне.

Согласно результатам опроса, офисные сотрудники США тратят 2,6 часа в день на чтение электронной почты и ответные письма. Это примерно 33% 40-часовой рабочей недели!

Что делать?

  • Откажитесь от всех подписок. Вам не нужны статьи с веб-сайтов о том, как подобрать шарф к пальто, равно как и новости об очередном громком разводе. Единственная цель всех новостей – заставить вас кликнуть мышкой на баннер и что-нибудь купить.
  • Отключите уведомления о новых письмах. Электронная почта все равно не предназначена для мгновенной коммуникации. Но если у вас перед глазами постоянно мелькает конвертик, вы будете отвлекаться от работы помимо воли.
  • Обрабатывайте почту по методу 3 – 21 – 0. Заходите в почтовый ящик трижды в день, в удобные промежутки времени – утром, днем и вечером. Установите таймер на 21 минуту и постарайтесь за это время полностью – до нуля очистить вашу папку входящих сообщений. Первое время 21 минуты будет недостаточно, но потом, натренировавшись, вы станете тратить на это даже меньше времени.
  • Ограничьте ответные письма пятью предложениями. Пяти строк вполне хватит, чтобы изложить главную мысль. Краткость – вовсе не признак невежливости, скорее наоборот – это дань уважения ко времени, чужому и вашему собственному.

Секрет 6. Сократить время совещаний на треть

Выберите один день в неделю, когда ваша команда сможет сосредоточиться на индивидуальной работе, не отвлекаясь на совещания и встречи. В Asana мы ввели правило «Никаких совещаний по средам!», чтобы стимулировать продуктивность всей компании

Дастин Московиц, сооснователь Facebook и сервиса Asana

Большинство собраний отличаются крайне плохой организацией и низкой эффективностью. Зачастую сотрудники собираются только для того, чтобы обсудить информацию, которую с тем же успехом можно было за считанные минуты распространить по компании иным способом.

35% наемных сотрудников в США, согласно опросу ресурса Clarizan, считают еженедельные собрания и планерки бесполезной тратой времени. Тем не менее, в США проводится около 11 млн совещаний ежедневно!

Совещания начинаются с опозданием, на них присутствуют ненужные люди, согласовываются второстепенные вопросы.

Чтобы сделать совещания эффективными:

  • Предприниматель и инвестор Марк Кьюбан советует: «Соглашайтесь на встречу только тогда, когда вам выписали чек».
  • Партнер венчурного фонда Google Ventures рекомендует: отведите на совещание четкое время. В начале встречи поставьте таймер, и вставайте из-за стола в ту же минуту, как прозвучит сигнал.
  • Проводите «стоячие» встречи. В следующий раз вместо того чтобы разместить сотрудников и партнеров в удобных креслах, предложите им постоять. Это сократит время встречи на 35%. В Journal of Applied Psychology выяснили, что на качестве принятых решений это никак не скажется.
  • Руководитель Yahoo Марисса Майер проводит 70 встреч в неделю, но длятся они не более 10 минут. Она говорит: это редкость, если вопрос нельзя обсудить и решить за 5 – 10 минут. Попробуйте и вы.

Секрет 7. Чаще говорить «нет»

Фокусироваться – значит, говорить «нет»

Стив Джобс

Бесконечное количество запросов, претендующих на ваше время – еще один враг, с которым предстоит побороться. На все эти просьбы, вроде: «Приглашаем вас на ланч», «Оставьте, пожалуйста, отзыв на мою книгу», «Прочтите статью. Вот ссылка», «Можно ли связаться с вами по телефону сегодня?» и прочие, вы легко можете ответить «Нет!». Помните про 1440 минут. Каждое ваше «да» – это «нет» чему-то другому.

Это не значит, что вы должны говорить «нет» всему подряд. Но тщательно подумайте, действительно ли то, что вам предлагают, так уж необходимо? В 99% случаев это нужно тому человеку, который предлагает, а не вам. Расставляйте приоритеты и смело отказывайтесь от того, что лишь потратит ваше время, но не принесет пользы.

Секрет 8. Применять принцип Парето

20% усилий приносят 80% результата

Принцип Парето

Вильфредо Федерико Дамасо Парето – итальянский философ и экономист, жил в 1848 – 1923 гг. Однажды, работая в саду, ученый заметил, что 80% урожая гороха он собрал с 20% растений. Дальнейшие наблюдения из разных сфер жизни натолкнули его на открытие, что принцип 80/20 применим практически ко всему. Так 80% земли в Италии принадлежат 20% населения. 80% всей продукции на рынке производят 20% ведущих компаний.

По данному принципу 20% усилий дают 80% результата:

  • 20% торговых представителей обеспечивают 80% объема продаж;
  • 20% клиентов приносят компании 80% прибыли;
  • На 20% пациентов приходится 80% расходов на здравоохранение, и так далее.

Как это использовать в бизнесе:

  • Проанализируйте клиентскую базу и сосредоточьтесь на 20% наиболее прибыльных клиентах;
  • Сократите 80% неэффективного персонала;
  • Отсортируйте товарную линейку, используя метод 80/20, чтобы производить больше ходовой продукции;
  • Определите, какие ошибки в программных продуктах являются причиной 80% звонков в ваш колл-центр;
  • Выясните, какие 20% рекламы приводят к вам 80% клиентского потока. Давайте рекламу только в этих источниках.

Как это применить для учебы и личностного роста:

  • В 20% книг вы почерпнете для себя 80% полезной информации
  • По 20% написанного в главе учебника можно понять 80% содержания книги
  • Сосредоточьтесь на 20% наиболее важных для вас целей и видов деятельности

Автор не призывает всюду ходить с калькулятором. Имеется ввиду, что научившись расставлять приоритеты, вы станете в разы эффективнее и успешнее. Какие 20% вашей деятельности генерируют 80% того, что вы цените в жизни?

Секрет 9. Перепоручать

Рационально подходите к использованию своего времени. Не занимайтесь всей работой подряд, по максимум применяйте свои знания и опыт, а остальное делегируйте другим

Джефф Мур, президент двух производственных компаний

Выполнять небольшие задачи проще и быстрее, чем масштабные. Поэтому каждый раз, ставя галочку напротив запланированного дела, вы чувствуете удовлетворение, даже если это дело было совсем незначительным. Однако десятки таких «галочек» в день крадут драгоценные минуты у более важных задач.

Согласно исследованию, проведенному профессорами Дж. Биркиншоу и Дж. Коэном, 41% своего времени высококвалифицированные работники умственного труда тратят на второстепенные задачи, которые могли бы выполнить другие сотрудники.

Задайте себе вопросы:

  • Какие вещи я могу перестать делать? Какую работу можно игнорировать, не теряя общего результата?
  • Какие задачи и обязанности я могу перепоручить подчиненным? Что можно отдать на аутсорсинг?
  • Что я могу продолжать делать, но по-новому, быстрее и эффективнее? Как этого добиться?

Теперь составьте список дел на неделю или откройте ежедневник с уже готовым списком. Ответьте на следующие вопросы:

  • Насколько важна данная работа для компании? Что будет, если я не стану ее делать?
  • Я единственный человек, который может выполнить эту работу? У себя в компании? А за пределами организации?
  • Как достигать такого же результата, но за меньшее время? Как выполнить эту работу в два раза быстрее?

Эти три вопроса предлагают профессора Гарварда. Они помогут вам определить наименее ценные задачи, которые вы выполняете в течение дня по привычке.

Секрет 10. Повышать энергичность

Не жертвуйте сном. Рано или поздно недосып истощит запасы вашей энергии, и вы заболеете. О каких высоких результатах тогда может идти речь?

Уилл Дин, член канадской команды по гребле, участник Олимпийских игр в Лондоне в 2012 году

Энергия – ключ ко всему, – считает Кевин Круз и называет этот секрет самым главным в управлении временем. В конце концов, как бы вы ни старались, в сутках все равно останется 24 часа. И выполнять 12-часовую работу за 8 часов можно, только если вам хватает на это сил. Многие люди из мира бизнеса стимулируют себя литрами кофе и энергетическими напитками.

В США продается 4 млрд банок «Ред Булла» в год. Этот энергетический напиток ежегодно приносит производителю 600 млн долларов.

Но если бы все было так просто, книгу, подобной этой, просто не стоило бы писать. К сожалению, энергетики не сделают вас эффективнее.

Вот что предлагает Круз:

  • Ежедневно давайте себе физическую нагрузку хотя бы по 5 – 10 минут, в перерывах между рабочими делами.
  • Высыпайтесь.
  • Подумайте, как выполнять какие-то действия с меньшими энергозатратами. Например, если вы писатель, вместо ручки и бумаги или печатания на клавиатуре, используйте диктофон.
  • Поделите рабочий день на 25-минутные циклы: 25 минут интенсивно работаете, затем пятиминутный перерыв. Пробежка, перекус или прогулка на воздухе, затем снова рабочая 25-минутка. Подобный режим неплохо экономит силы.
  • Сведите к минимуму потребление алкоголя и кофеина.
  • Пейте больше воды.
  • Ешьте больше свежей пищи. Сократите потребление жиров.

Еще 10 секретов, как все успевать

  • Готовьте еду не на один, а на несколько раз.
  • Разгружайте память. Не запоминайте информацию, которую вы увидели, просто сфотографируйте ее и сохраните у себя в телефоне. Табличку с номером в отеле, этикетку на бутылке вина, объявление на стенде, обложку книги, место парковки автомобиля и прочее.
  • Поставьте телефон на беззвучный режим и отключите уведомления.
  • Не смотрите телевизор.
  • Используйте время за рулем для обучения. Слушайте новости, курсы иностранного языка или аудио-книгу.
  • Используйте второй монитор, чтобы не тратить время на переключение между окнами.
  • Составьте список «Перестать делать». Внесите туда все малозначимое, что ежедневно крадет у вас время.
  • Используйте автоматическую оплату счетов. Большинство банков оказывают услугу автопополнения счета телефона, оплату интернета и коммунальных платежей, оплату парковки и др. Это экономит массу времени.
  • Не отвечайте на звонки с неизвестных номеров. Если абонента нет в вашем списке контактов, скорее всего, это звонок с предложением о продаже.
  • Помните, что сделанное лучше идеального. В погоне за совершенством дело можно так никогда и не закончить. Опубликованная книга или разработанная программа, пусть и несовершенная, имеет для мира гораздо большую ценность, чем так и незаконченная.

 

Опубликовано в Быстрый результат

Комментарии

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *